panel 2

Aangiften, bijdragen en verplichtingen

De belangrijkste verplichtingen van werkgevers ten opzichte van de RSZ zijn het aangeven van gegevens over werknemers in dienst, en het betalen van bijdragen.

Aangiften

Iedere werkgever moet twee soorten aangiften aan de RSZ doen:

  • een melding telkens er een werknemer in dienst komt of uit dienst gaat (DIMONA-aangifte)
  • een aangifte per kwartaal van de prestaties en de lonen van al zijn werknemers (DmfA-kwartaalaangifte)

Dimona-aangifte

Doel van de Dimona-aangifte

Met de DIMONA-aangifte deelt de werkgever zijn actieve arbeidsrelaties mee aan de overheid. Telkens hij een werknemer aanneemt, moet hij dat melden aan de RSZ vóór die werknemer zijn prestaties aanvangt. De uitdiensttreding meldt hij ten laatste de eerstvolgende werkdag na het ontslag of het vertrek van de werknemer. Deze aangiften moeten verplicht elektronisch gebeuren. De werkgever kan daarbij kiezen uit een aantal kanalen:

Tot 1 januari 2003 was Dimona slechts verplicht in een drietal sectoren. Vanaf die datum werd de aangifte verplicht voor alle werkgevers.

Op basis van de DIMONA-aangifte houdt de overheid van iedere werkgever een personeelsbestand bij. Dat maakte het mogelijk de administratieve verplichtingen van de werkgevers te vereenvoudigen:

  • een aantal documenten die werkgevers vroeger moesten invullen en bijhouden, zijn afgeschaft
  • door de link met DmfA is het onmiddellijk duidelijk of een DmfA-kwartaalaangifte alle werknemers bevat

Welke gegevens worden meegedeeld?

Voor de meeste werknemers is de DIMONA-aangifte beperkt tot het melden van de begin- en einddatum van hun tewerkstelling.

Voor gelegenheidswerknemers moet er per dag een aangifte gebeuren. In de land- en tuinbouwsector, moet de werkgever elke dag het begin- en einduur meedelen van de prestaties van zijn gelegenheidswerknemers. In de horecasector heeft de werkgever de keuze tussen een "Dimona-dag" die het beginuur van de prestaties vermeldt, en een "Dimona-uren" die het begin- en einduur van de prestaties vermeldt.  De wijze van aangeven kan van dag tot dag verschillen, en heeft gevolgen voor de berekening van de bijdragen. Als de werknemer aangegeven wordt met een Dimona-dag, worden de bijdragen berekend op 6 uren (zelfs als de werknemer meer of minder dan 6 uur heeft gewerkt ). De sociale rechten daarentegen worden berekend op basis van het aantal effectief gepresteerde uren die worden  aangegeven op de DmfA.

DmfA-kwartaalaangifte

Doel van de kwartaalaangifte

De DmfA-kwartaalaangifte dient hoofdzakelijk twee doelen:

  • vaststellen hoeveel sociale zekerheidsbijdragen de werkgever voor zijn personeel aan de RSZ moet betalen
  • de loon- en prestatiegegevens van alle werknemers eenmalig meedelen aan de overheid

De bijdragen dienen om de verschillende sociale zekerheidsuitkeringen (werkloosheid, ziekteverzekering, pensioen, kinderbijslagen,…) te financieren. De RSZ verdeelt ze over de verschillende instellingen die, ieder voor hun tak, bevoegd zijn voor die uitkeringen (RVA, RIZIV, RVP, RKW, ….).

De loon- en prestatiegegevens van de werknemers worden via een netwerk ter beschikking gesteld van deze instellingen. Als een werknemer een beroep moet doen op de sociale zekerheid (bv. omdat hij ziek wordt), zijn er heel wat gegevens over hem beschikbaar voor de uitkeringsinstellingen. Deze gegevens moeten niet meer apart opgevraagd worden. De DmfA-kwartaalaangifte wordt om die reden ook de multifunctionele aangifte genoemd.

Tijdstip van de kwartaalaangifte

Iedere werkgever moet ieder kwartaal een aangifte aan de RSZ overmaken. Hij heeft daarvoor de tijd tot de laatste dag van de eerste maand die volgt op het kwartaal. Ook deze kwartaalaangifte moet verplicht elektronisch gebeuren. Dat maakt het mogelijk de gegevens zeer snel in het netwerk beschikbaar te stellen. De werkgever heeft een keuze uit een aangifte door een interactieve toepassing op de portaalsite, of met een systeem van bestandsoverdracht.

In de praktijk is het zo dat zowel voor Dimona als voor de kwartaalaangifte, vele werkgevers een beroep doen op gespecialiseerde hulp. Zij zijn aangesloten bij een sociaal secretariaat of doen beroep op een dienstverlener om deze aangiften voor hen te doen of hen daarbij hulp te bieden.

Bijdragen

Betaling

Iedere werkgever is verantwoordelijk voor het verzamelen en doorstorten van de bijdragen bestemd voor de sociale zekerheid, de zogenaamde RSZ-bijdragen. We onderscheiden een driemaandelijkse en een jaarlijkse bijdrage.

De verantwoordelijkheid van de werkgever

Bij iedere loonuitbetaling houdt de werkgever de persoonlijke RSZ-bijdragen bij zijn werknemers in. Bij dit ingehouden aandeel voegt de werkgever het bedrag van zijn eigen bijdragen. De werkgever is ervoor verantwoordelijk dat het totaal van beide tijdig bij de RSZ toekomt. Als hij bij de loonbetaling nalaat de werknemersbijdragen in te houden, kan hij die achteraf niet meer op de werknemer verhalen.

Bedrag en tijdstip van de driemaandelijkse bijdrage

De werkgever kent het bedrag van de bijdragen die hij aan de RSZ moet betalen aan de hand van zijn kwartaalaangifte. De bijdragen voor een kwartaal moeten op de rekening van de RSZ staan uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal. Dat is dezelfde termijn als die waarbinnen de aangifte bij de RSZ moet toekomen.

Voorschotten op de driemaandelijkse bijdrage

De meeste werkgevers moeten maandelijkse voorschotten betalen. De voorsc hotten moeten betaald zijn ten laatste de 5e dag die volgt op iedere maand van het kwartaal. Het verschil tussen de voorschotten en de kwartaalbijdrage, betalen zij uiterlijk de laatste dag van de eerste maand die volgt op het kwartaal.

De drempel die bepaalt of een werkgever voorschotten moet betalen is een refertebedrag van ongeveer € 4.000,00. Wie voor het voorlaatste kwartaal ten minste dat bedrag aan bijdragen verschuldigd was, moet voorschotten betalen. Voor de bouwsector gelden striktere regels.

Bedrag en tijdstip van de jaarlijkse bijdrage

Naast de driemaandelijkse bijdragen, moet de werkgever bepaalde bijdragen eenmaal per jaar betalen. Het gaat over:

  • een gedeelte van de bijdragen bestemd voor de financiering van het vakantiegeld van de arbeiders
  • de bedragen die grotere werkgevers verschuldigd zijn in het kader van een herverdelingsoperatie. Ieder jaar voert de RSZ een berekening uit die tot doel heeft kleinere werkgevers een deel terug te geven van de betaalde RSZ-bijdragen.

De driemaandelijkse bijdragen moet de werkgever op eigen initiatief betalen. Voor de jaarlijkse bijdragen stuurt de RSZ de werkgever een bericht met het verschuldigde bedrag en de uiterste betalingsdatum.

Praktisch verloop van de betalingen

Alle betalingen gebeuren per overschrijving op de rekening van de RSZ. De werkgever moet bij zijn betaling duidelijk meedelen waarop zijn betaling betrekking heeft. Bij gebrek daaraan gebruikt de RSZ ze om de oudste openstaande schuld aan te zuiveren. Het niet tijdig betalen van de bijdragen heeft als gevolg de toepassing van een bijdrageopslag van 10 % van het te laat betaalde bedrag, en de aanrekening van een verwijlintrest. Onvoldoende voorschotten betalen, wordt op een aparte manier gesanctioneerd.

Berekening

Bij de berekening maken we een onderscheid tussen de gewone sociale zeker heidsbijdragen en "bijzondere bijdragen".

Gewone socialezekerheidsbijdragen

Op het brutoloon dat een werknemer ontvangt, zijn sociale zekerheid sbijdragen verschuldigd aan de RSZ. De opbrengst ervan is bestemd voor de verschillende takken van de sociale zekerheid (werkloosheid, pensioen, ziekteverzekering, ...).

Deze RSZ-bijdragen bestaan uit:

  • werknemersbijdragen
  • werkgeversbijdragen

De werknemersbijdragen houdt de werkgever van het brutoloon af. In de privé-sector bedragen ze 13,07 % van het brutoloon. Er bestaat een vermindering van de werknemersbijdragen voor de lage lonen, namelijk de "werkbonus". Daardoor houden deze werknemers netto meer over, zonder dat het brutoloon verhoogt.

De werkgever betaalt zelf ook RSZ-bijdragen op het brutoloon van zijn werknemers. In de privé-sector bedraagt de werkgeversbijdrage ± 32 % van het brutoloon.

In de openbare sector liggen deze bijdragen soms beduidend lager. Dat komt omdat bepaalde sociale voordelen niet door de sociale zekerheid gedragen worden, maar de werkgever ze zelf betaalt aan zijn personeelsleden (bv. kinderbijslagen, loondoorbetaling bij ziekte of ongeval, …).

De werkgever en werknemer hebben geen vrije keuze tussen het arbeiders- of het bediendenstatuut. Het is de aard van de prestaties (manueel of intellectueel) die bepaalt of iemand arbeider of bediende is. Voor arbeiders en daarmee gelijkgestelden berekent men de sociale zekerheidsbijdragen op het brutoloon verhoogd met 8 %. De reden daarvoor is dat de werkgever rechtstreeks het (enkel en dubbel) vakantiegeld aan zijn bedienden betaalt. Het vakantiegeld van de arbeiders wordt door toedoen van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) uitbetaald. De verhoging met 8 % op het brutoloon van de arbeiders vertegenwoordigt het enkel vakantiegeld dat de RJV uitbetaalt. Door de verhoging van de berekeningsbasis met 8 % worden de werknemers- en werkgeversbijdragen op het enkel vakantiegeld onrechtstreeks betaald, samen met het gewone loon. Voor de RSZ-bijdragen is dat het belangrijkste verschil tussen arbeiders en bedienden.

Tot de categorie van werknemers voor wie de sociale zekerheidsbijdragen worden berekend op het brutoloon verhoogd met 8 %, behoren ook de artiesten of de kunstenaars. De verhoging van de brutolonen met 8 % geldt alleen voor werknemers die vallen onder de vakantiewetgeving van de privé-sector. Zij geldt dus niet voor de meeste personeelsleden van de openbare sector.

Voor de meeste werknemers berekent men de RSZ-bijdragen op het werkelijke brutoloon. Voor specifieke groepen geldt echter een systeem van bijdrageberekening op forfaitaire lonen:

  • een voorbeeld daarvan is de land- en tuinbouwsector. Daar bestaat een specifiek systeem van gelegenheidsarbeid. De bijdragen worden niet berekend op het uitbetaalde brutoloon, maar op een vast bedrag per gewerkte dag
  • ook voor bepaalde met bedieningsgeld bezoldigde werknemers in de horeca, gebeurt de berekening op forfaitaire dagbedragen

Wat valt onder brutoloon?

Zoals gezegd berekent men de bijdragen op basis van het brutobedrag van het loon van de werknemer. Niet alles wat een werkgever aan zijn werknemer(s) uitbetaalt is echter een loon waarop bijdragen zijn verschuldigd.

Concreet is loon elk voordeel in geld of in geld waardeerbaar:

  • datgene dat de werkgever aan zijn werknemer toekent als tegenprestatie van arbeid verricht krachtens de arbeidsovereenkomst
  • datgene waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van zijn werkgever hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks

Loon is dus niet alleen het uur- of maandloon dat de werkn emer krijgt. Ook op andere voordelen zoals bv. eindejaarspremies, toeslag voor overuren, gewaarborgd loon bij ziekte, opzegvergoedingen, ..., zijn bijdragen verschuldigd. Voordelen die niet in geld maar in natura worden toegekend (bv. gratis huisvesting), zijn eveneens loon. Normaal betaalt de werkgever het loon. In sommige gevallen wordt een gedeelte van het loon (bv. een eindejaarspremie) betaald door een fonds opgericht binnen een sector. Ook op dat loon zijn bijdragen verschuldigd.

De werkgever is echter vrij om bepaalde "voordelen" aan zijn werknemer(s) toe te kennen die niet noodzakelijk onderworpen zijn aan RSZ-bijdragen. De wetgeving voorziet immers regels waardoor op een aantal voordelen geen bijdragen verschuldigd zijn.

Een volledige lijst van alle voordelen vindt u in de 'Administratieve instructies'(elk kwartaal verschijnt een nieuwe versie) op de portaalsite van de sociale zekerheid.

Algemeen kan men stellen dat er aan elk gegeven 'voordeel' steeds wettelijke voorwaarden zijn gekoppeld. Indien een werkgever bijvoorbeeld maaltijdcheques wenst toe te kennen, moeten deze cheques aan bepaalde voorwaarden voldoen (bv. precies één cheque per gewerkte dag, werkgeverstussenkomst niet groter dan een bepaald bedrag, ...). Wanneer de cheques aan die voorwaarden voldoen zijn er geen bijdragen verschuldigd. Voldoen zij niet aan de voorwaarden, dan worden deze wel als loon beschouwd. Andere voorbeelden daarvan zijn geschenken bij het jaareinde, aanvullingen bij sociale voordelen, sport- en cultuurcheques, de terugbetaling van de woon-werkverplaatsing, ...
Daarnaast heeft de wetgever een aantal voordelen uitgesloten uit het loonbegrip, maar een bijzondere bijdrage erop ingesteld. De gewone werknemers- en werkgeversbijdragen zijn dus niet verschuldigd, maar wel een bijzondere bijdrag e. Het bekendste voorbeeld daarvan is een bedrijfswagen die de werknemer mag gebruiken voor privé-doeleinden en/of voor het woon-werkverkeer.

Zijn evenmin loon de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen. Het gaat hier uitsluitend om kosten die de werknemer moet maken, en die ten laste van de werkgever vallen. M.a.w. kosten die de werknemer moet maken om zijn taken uit te voeren (bv. verplaatsingskosten, telefoon,...). De werkgever moet de juistheid van de kostenraming kunnen aantonen. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

Bijzondere bijdragen

Zoals hierboven vermeld, zijn er de gewone werkgevers- en werknemersbijdragen van respectievelijk ±32 % en 13,07 % van het brutoloon.
Daarnaast bestaan er ook de zogenaamde "bijzondere bijdragen". Ze zijn bijzonder omdat sommige ervan niet rechtstreeks bestemd zijn voor de verschillende takken van de sociale zekerheid. Andere zijn slechts in bepaalde omstandigheden verschuldigd. Deze bijzondere bijdragen kunnen zowel ten laste van de werkgever als ten laste van de werknemer zijn, ofwel gedeeltelijk ten laste van de werkgever én de werknemer vallen.

Voorbeelden van bijzondere bijdragen die ten laste van de werkgever vallen:

  • de bijdrage voor betaald educatief verlof
  • de bijdragen voor het Fonds voor Sluiting van Ondernemingen (FSO)
  • de solidariteitsbijdrage (CO2-bijdrage) voor het gebruik van een bedrijfswagen
  • de bijdrage op extra-legale pensioenvoordelen

Voorbeelden van bijzondere bijdragen die ten laste van de werknemer vallen:

  • de inhouding op het dubbel vakantiegeld
  • de solidariteitsbijdrage op winstdeelname
  • de bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid

Voor de tewerkstelling van studenten die maar een beperkt aantal dagen per jaar werken, is een bijzondere solidariteitsbijdrage verschuldigd. Zij is zowel ten laste van de student als ten laste van de werkgever. Deze bijdrage is beduidend lager dan de gewone sociale zekerheidsbijdragen.

Vermindering van de bijdragen

Met als doel de loonkosten voor de werkgevers te verlagen, heeft de wetgever sedert het midden jaren '80 van de vorige eeuw een aantal maatregelen genomen om de werkgeversbijdragen te verlagen. Een aantal verschillende systemen ontstonden daardoor, elk met een eigen berekeningswijze en een eigen doelgroep.

Vanaf 2004 werd een grote harmonisatie doorgevoerd van een aantal sectoronafhankelijke verminderingen van de werkgeversbijdragen. Dat werd gedaan door deze onder te brengen in één overkoepelende bijdragevermindering.

Deze overkoepelende bijdragevermindering bestaat uit twee types van bijdrageverminderingen:

  • de structurele vermindering: deze bevat een vaste component en een variabele in functie van het referteloon van de werknemer
  • een doelgroepvermindering: deze bijdragevermindering geeft recht op een forfaitair verminderingsbedrag dat afhankelijk is van bepaalde criteria waaraan de werkgever en/of de werknemer moeten voldoen. Er mag per werknemer slechts één doelgroepvermindering (DGV) worden toegepast

Een aantal voorbeelden zijn:

  • eerste aanwervingen
  • langdurig werkzoekenden
  • wegens herstructurering ontslagen werknemers
  • onthaalouders
  • kunstenaars

Naast deze geharmoniseerde verminderingen, bleven er nog een aantal specifieke verminderingen bestaan. Deze stimuleren de tewerkstelling van specifieke categorieën van werknemers. Een aantal voorbeelden zijn:

  • tewerkstelling in de non-profitsector (sociale maribel)
  • wetenschappelijk onderzoek

Meer uitleg vindt u in de 'Administratieve instructies' op de portaalsite van de sociale zekerheid.

Andere verplichtingen

Elke werkgever heeft voor de door hem tewerkgestelde werknemers niet enkel verplichtingen ten aanzien van de RSZ.

Hij moet met name eveneens:

Bovendien zal hij, indien hij rechtstreeks of in onderaanneming de diensten van gedetacheerde werknemers of stagiairs benut, voorafgaand aan hun tewerkstelling moeten nagaan of laatstgenoemden wel degelijk in het bezit zijn van een bewijs van een Limosa-melding. Indien dit niet het geval is, zal hij zelf deze melding bij de RSZ moeten doen.

^ Back to Top