Paiements

Règle Générale

Lors de chaque paie, l'employeur doit prélever le montant des cotisations personnelles dues par son (ses) travailleur(s). L'employeur qui n'a pas prélevé en temps utile les cotisations à charge du (des) travailleurs(s) ne pourra plus les lui (leur) réclamer ultérieurement. A la quote-part ainsi prélevée, s'ajoute celle de l'employeur. Ce dernier est tenu de verser à l'ONSS, sous sa propre responsabilité, le montant total ainsi obtenu.

L'employeur paye les cotisations trimestriellement. Celles-ci doivent parvenir à l'ONSS au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre, à savoir:

Provisions

Principes

L'employeur doit verser des provisions, à valoir sur les cotisations dues pour un trimestre, lorsqu'il était redevable de cotisations d'un montant supérieur à 6 197,34 EUR pour l'avant-dernier (T - 2) trimestre.

Les cotisations visées sont non seulement les cotisations de sécurité sociale au sens strict, mais également toutes les autres cotisations dont la perception a été confiée par la loi à l'ONSS (cotisations de sécurité d'existence, cotisations destinées au Fonds de fermeture d'entreprises, retenue sur le double pécule de vacances, etc.). Néanmoins, les cotisations qui ne sont dues à l'ONSS qu'une fois l'an ne doivent pas être prises en considération. Il s'agit plus particulièrement du montant de l'avis de débit relatif aux vacances annuelles d es travailleurs manuels et du montant de la cotisation de compensation éventuellement due par l'employeur dans le cadre de la redistribution des charges sociales.

Délais et montants

Chaque trimestre, l'employeur doit se poser la question: dois-je payer des provisions et, dans l'affirmative, de quels montants et à quelles dates doivent-elles être versées?

• Première hypothèse: le montant total des cotisations de l'avant-dernier trimestre (T - 2) ne dépassait pas 6.197,34 EUR:
  L'employeur n'est pas tenu au paiement de provisions pour le trimestre en cours. Les cotisations peuvent être payées à l'ONSS en un seul versement qui doit lui parvenir, au plus tard, aux dates fixées.
• Deuxième hypothèse: le montant total des cotisations de T - 2 dépassait 6.197,34 EUR:
  L'employeur doit verser à l'ONSS, au plus tard le 5ème jour des 2ème et 3ème mois du trimestre en cours, une provision égale à 30 % du montant des cotisations dues pour le trimestre correspondant de l'année précédente; et, au plus tard le 5ème jour du mois qui suit le trimestre en cours, une provision égale à 25 % du montant des cotisations dues pour le trimestre correspondant de l'année précédente.

Il existe une exception importante à cette règle. Les provisions relatives au quatrième trimestre qui doivent parvenir à l'ONSS au plus tard les 5 novembre, 5 décembre et 5 janvier, s'élèvent respectivement à 30 %, 35 % et 15 % du montant des cotisations dues pour le quatrième trimestre de l'année précédente.

Au cas où l'employeur n'était pas redevable de cotisations pour le trimestre correspondant de l'année précédente, le montant de la provision est fixé forfaitairement à 421,42 EUR par mois et par travailleur occupé au cours du mois précédent.

Les employeurs qui appartiennent à la Commission paritaire de la construction

Pour les employeurs qui appartiennent à la Commission paritaire de la construction, le montant mensuel forfaitaire de la provision est de 700 EUR.

Sont tenus au paiement de ce montant forfaitaire provisionnel, les employeurs suivants :

• celui qui n'est redevable de cotisations pour le trimestre correspondant de l'année précédente (T - 4) et/ou pour l'avant-dernier trimestre (T - 2). Il doit au plus tard le cinquième jour de chaque mois, payer une provision mensuelle de 700 EUR par ouvrier à partir du troisième ouvrier qu'il occupait à la fin du mois précédent;
• celui qui, en plus d'être tenu de payer des provisions procentuelles, observe une augmentation d'au moins trois ouvriers entre le personnel ouvrier de T - 4 et celui de T. dans ce cas, l'employeur doit en plus des provisions procentuelles, verser à la même date (au plus tard le cinquième jour de chaque mois) cette provision forfaitaire mensuelle de 700 EUR par ouvrier supplémentaire à partir du troisième ouvrier.

Exemple: au 31/03/09, 10 ouvriers sont en service et fin février 2010, 15 ouvriers sont en service. Il est question d'une augmentation de 5 ouvriers. La provision forfaitaire s'élève donc à 5 (augmentation) - 2 (dispense) = 3 X 700 EUR.

Pour l'application de cette règle, les employeurs ne doivent pas tenir compte des employés, des étudiants et des apprentis qu'ils occupent. Pour les employés, ils dovient suivre la règle générale exposée ci-avant.

Dates de paiement

La différence entre le montant total des provisions mensuelles et le montant total à payer, tel qu'il a été calculé dans la déclaration trimestrielle, doit parvenir à l'ONSS au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre.

Par conséquent, les dates ultimes de paiement à l'ONSS sont:

Règles spécifiques en cas de diminution du montant des cotisations dues

(1) L'employeur qui estime que, respectivement, 35, 30, 25 ou 15 % du montant des cotisations dues pour le trimestre correspondant de l'année précédente seront supérieurs à respectivement 35, 30, 25 ou 15 % du montant des cotisations probables du trimestre en cours, peut réduire le montant de ses provisions à respectivement 35, 30, 25 ou 15 % de ce dernier montant.

(2) L'employeur qui n'occupait pas de travailleurs le trimestre correspondant de l'année précédente et qui estime que le montant des cotisations dues pour le trimestre en cours sera inférieur à 421,42 EUR x nombre de travailleurs occupés au cours du mois précédent x nombre de mois d'occupation, peut arrêter de verser des provisions à partir du moment où le montant total probable des cotisations dues est atteint.

Exemple:

L'employeur n'était pas redevable de cotisations à l'ONSS au troisième trimestre 2009. Au deuxième trimestre 2010, ses cotisations s'élevaient à 7.436,81 EUR. Il n'occupe pas de travailleurs au mois de juillet 2010, en occupe quatre à temps partiel au mois d'août et six au mois de septembre. Il estime que le montant total des cotisations dues s'élèvera à 2.974,73 EUR au troisième trimestre 2010. Il ne doit pas verser de provisions le 5 août 2010 (pas de travailleurs occupés durant le mois de juillet 2010). Cependant, il doit payer 1.685,68 EUR (4 travailleurs x 421,42 EUR) à l'ONSS au plus tard pour le 5 septembre 2010 et peut limiter à 1.289,05 EUR le montant de la provision à verser pour le 5 octobre 2010. Si ce même employeur estime que les cotisations du troisième trimestre 2010 ne s'élèveront qu'à 1.685,68 EUR, il ne doit verser qu'une seule provision de 1.685,68 EUR le 5 septembre 2010 et ne doit plus en verser le 5 octobre 2010.

A noter que le fait de réduire le montant des provisions relève de la responsabilité personnelle.
En outre, pour déterminer si un employeur peut bénéficier du règlement arrêté le 22 février 1974 par le Comité de Gestion de l'ONSS, il sera tenu compte du respect par celui-ci de l'obligation de payer des provisions. Ce règlement fixe les conditions dans lesquelles un employeur peut obtenir pour un trimestre déterminé, sans application de sanctions, un délai supplémentaire de deux mois pour le paiement de ses cotisations

Sanctions

Les employeurs redevables de provisions qui ne s'acquittent pas de celles-ci ou s'en acquittent d'une manière insuffisante, sont redevables à l'ONSS d'une indemnité forfaitaire qui est fonction de la tranche de cotisations déclarées au trimestre concerné. Cette sanction est appliquée comme suit:

Aux conditions ci-après et pour autant que l'employeur ne se trouve pas dans une des situations décrites au point "Exonération ou réduction des majorations et intérêts de retard" (article 38, §3 octies, alinéa 1er de la loi du 29 juin 1981), il peut, le cas échéant, bénéficier d'une exonération ou d'une réduction des sanctions.

L'employeur qui justifie de l'existence d'un cas de force majeure l'ayant empêché de remplir ses obligations dans les délais fixés peut obtenir l'exonération totale de ces sanctions.

A la condition expresse d'avoir au préalable payé toutes ses cotisations échues, l'employeur qui prouve que le non-paiement des provisions dans les délais légaux est dû à des circonstances exceptionnelles, peut obtenir une réduction maximum de 50 % des sanctions.

Cette réduction de 50 % peut être portée à 100 % par l'ONSS lorsque l'employeur, à l'appui de sa justification, apporte la preuve qu'au moment de l'exigibilité de la dette, il possédait une créance certaine et exigible à l'égard de l'Etat, d'une province ou d'un établissement public provincial, d'une commune, d'une association de communes ou d'un établissement public communal ou intercommunal, ou d'un organisme d'intérêt public visé à l'article 1er de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public ou d'une société visée à l'article 24 de la même loi ou lorsque le Comité de gestion admet par décision motivée prise à l'unanimité que des raisons impérieuses d'équité ou d'intérêt économique national ou régional justifient, à titre exceptionnel, pareille réduction.

Ces sanctions ne sont pas d'application aux provisions forfaitaires dans le secteur de la construction.

Le mode de paiement

Depuis le 1er janvier 2009, tous les bulletins de virement de l'O.N.S.S. sont adaptés au nouveau standard européen "Single Euro Payments Area" (SEPA). Le nouveau numéro de compte européen de l'O.N.S.S. se présente comme suit :

Code IBAN: BE63 6790 2618 1108

Code BIC: PCHQ BEBB

Une période de transition est prévue jusqu'en décembre 2010. Pendant celle-ci, les paiements à l'O.N.S.S. pourront être effectués par versement ou virement au C.C.P. n° 679-0261811-08 de l'O.N.S.S.

La date de paiement est celle de l'inscription au compte de l'O.N.S.S.

Paiement par communication structurée

Les paiements peuvent se faire de manière électronique ou à l'aide des propres bulletins de versement ou de virement de l'employeur. Pour le versement des provisions mensuelles et du solde trimestriel, il est fortement conseillé aux employeurs d'utiliser les "communications structurées" fournies par l'ONSS. Ces communications structurées permettent un paiement rapide et facilement identifiable.

Lorsque l'employeur fait appel à un prestataire de services, l'ONSS fournit également les "communications structurées" à ce prestataire de services.

Autres formulaires de paiement

Identification

Lors de chaque paiement, l'ONSS doit pouvoir identifier, de façon précise, le compte de l'employeur à créditer. A cet effet, l'employeur communiquera son nom ou sa raison sociale en entier ainsi que son numéro d'entreprise (numéro BCE) complet correct ou son numéro d'identification à l'ONSS lors de chaque paiement.
Lorsque les versements sont effectués par un tiers (une banque ou tout autre mandataire), l'employeur doit expressément inviter celui qui paie en son nom à communiquer ses nom, adresse, numéro d'entreprise ou numéro d'identification ainsi que la destination précise du paiement

Imputation

En l'absence d'imputation faite par écrit au moment du paiement, soit sur le titre de paiement, soit par lettre recommandée, la loi dispose que le paiement doit être imputé sur la dette la plus ancienne.

Il est donc de première importance, pour l'employeur, d'indiquer la destination du versement effectué, c'est-à-dire la nature de la somme payée (cotisations, provisions, majorations, intérêts de retard, frais judiciaires), la période à laquelle elle se rapporte, ainsi que son numéro d'entreprise ou son numéro d'identification à l'ONSS. Exemples: cotisations du ... trimestre 20..; majorations sur cotisations du (des) ... trimestre(s) 20..; intérêts de retard sur cotisations du (des) ... trimestre(s) 20.., etc. suivi du numéro d'entreprise ou du numéro d'identification à l'ONSS. Si le paiement a trait à des sommes de nature différente, l'employeur doit préciser le montant de chacune d'entre elles, sa nature et la période à laquelle elle se rapporte.

Si un employeur est débiteur à l'égard de l'ONSS d'arriérés de cotisations, de majorations, d'intérêts ou de frais judiciaires, tout paiement qu'il effectuera sans en préciser l'affectation sera imputé d'office sur ces arriérés . Dès lors, cette omission peut entraîner des conséquences très préjudiciables à l'employeur.

Recouvrement aimable: octroi de termes et délais ou troisième voie de recouvrement

La loi du 3 juillet 2005 portant des dispositions diverses relatives à la concertation sociale offre la possibilité aux débiteurs de l'ONSS de négocier un plan de paiement amiable.

L'article 43 de la loi précitée introduit l'article 40 bis dans la loi du 27 juin 1969. Cet article dispose que:

"L'Office peut octroyer amiablement des termes et délais à ses débiteurs, selon les conditions et modalités déterminées par le Roi après avis du Comité de gestion, avant de citer devant le juge ou de procéder par voie de contrainte."

Cette disposition est définie comme constitutive d'une troisième voie de recouvrement - le recouvrement amiable - à côté du recouvrement par la voie judiciaire (première voie), par la voie de contrainte (deuxième voie) et via la responsabilité solidaire du cessionnaire à l'égard du cédant en cas de cession de fonds de commerce (quatrième voie).

Cette troisième voie comprend les objectifs suivants :

• veiller à ce que les créances de l'ONSS soient recouvrées dans un délai maximum de deux ans;
• contribuer à décharger les tribunaux par le biais de négociations directes entre l'ONSS et les employeurs disposés à payer;
• offrir aux employeurs la possibilité de résoudre leurs difficultés de paiement passagères sans devoir passer par le tribunal et d'éviter ainsi les frais judiciaires. La troisième voie vise également à permettre à ces employeurs de continuer à participer à la vie économique et à obtenir, entre autres, les attestations nécessaires afin de soumissionner valablement aux marchés publics ou pour ceux relevant de la construction à être dispensés des retenues prévues par l'article 30bis de la loi du 27 juin 1969.

Si l'employeur ne respecte pas les facilités ainsi obtenues, la dette ayant fait l'objet du plan de paiement amiable sera récupérée en principe par la voie d'une contrainte, qui sera transmise à un huissier de justice via le conseil de l'ONSS.

La nouvelle dette (à savoir la dette créée après la dette pour laquelle une contrainte a été signifiée) fera l'objet d'un recouvrement judiciaire devant le tribunal du travail.

Pour l'employeur qui ne fait pas appel à la troisième voie, rien ne change : la dette fera l'objet d'un recouvrement judiciaire devant le tribunal du travail. L'employeur ne peut plus utiliser la procédure amiable, à moins que la procédure judiciaire ne se rapporte exclusivement à une créance reconnue en tant que contestation de principe.

Les conditions et modalités d'octroi d'un tel accord amiable sont définies par arrêté royal du 13 juillet 2007 complétant l'arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 (M.B. du 10 septembre 2007). Ses lignes directrices sont les suivantes :

• l'employeur ne doit pas faire l'objet de poursuites judiciaires de la part de l'Office, sauf dans l'hypothèse où les procédures judiciaires en question portent sur des dettes pour lesquelles une contestation de principe est reconnue;
• la demande de termes et délais doit porter sur toute la dette échue à la date à laquelle la demande est introduite;
• le plan de paiement peut couvrir 18 mois au maximum;
• tous les trimestres ou dettes devant venir à échéance au cours de la période de 18 mois peuvent faire l'objet d'un sous-plan qui couvre 12 mois au maximum et qui ne peut jamais dépasser le délai de 18 mois qui prend cours à partir du premier plan;
• en procédant au calcul des mensualités, il est tenu compte des majorations à porter en compte et des intérêts à échoir;
• les échéances pour ces mensualités sont fixes, tout comme les montants de celles-ci;
• si plusieurs sous-plans ont été accordés, les différentes mensualités sont cumulées en un seul montant mensuel.

Tout renseignement complémentaire au sujet des termes et délais de paiement peut être obtenu auprès de la Direction de la Perception.

Les conséquences d'une omission

Application de sanctions pécuniaires

Les employeurs sont tenus de payer à l'ONSS les cotisations dues dans les délais légaux. Le non-respect de ces délais entraîne, en principe, l'application des sanctions pécuniaires suivantes:

• une majoration des cotisations égale à 10 % du montant non payé dans le d élai légal;
• un intérêt de retard au taux de 7 % l'an (8 % jusqu'au 31 août 1996) qui prend cours à l'expiration du délai légal de paiement et est dû jusqu'au jour du paiement.

Cas dans lesquels l'ONSS peut renoncer à l'application de ces sanctions

Lorsque les cotisations non versées dans les délais légaux sont cependant payées avant la fin du trimestre qui suit celui pour lequel elles sont dues et que l'employeur a habituellement payé dans les délais légaux, les cotisations des trimestres antérieurs, y compris le cas échéant, les provisions mensuelles, l'ONSS renonce d'office à l'application des majorations et intérêts de retard. Aucune demande en ce sens ne doit être introduite par l'employeur.

Exonération ou réduction des majorations et intérêts de retard

L'employeur qui ne satisfait pas aux conditions précitées et auquel l'ONSS réclame des majorations et intérêts de retard, peut en obtenir l'exonération ou la réduction pour autant qu'il en fasse la demande et puisse justifier de l'existence soit d'un cas de force majeure, soit de circonstances exceptionnelles. S'il peut invoquer soit des raisons impérieuses d'équité, soit des raisons impérieuses d'intérêt économique national ou régional qui l'ont empêché de payer ses cotisations en temps utile, l'employeur peut également obtenir sous certaines conditions la réduction totale des majorations appliquées.

L'exonération ou la réduction des majorations, des éventuelles indemnités forfaitaires dues en cas de non paiement dans les délais des provisions et des intérêts n'est possible que si l'employeur ne se trouve pas dans une des situations décrites dans l'article 38, § 3octies, alinéa 1 de la loi du 29 juin 1981, à savoir:

1. la déclaration de sécurité sociale a été établie ou rectifiée en application de l'article 22 de la loi du 27 juin 1969 (déclaration d'office) ;
2. la déclaration immédiate de l'emploi n'a pas été faite pour un ou plusieurs travailleurs conformément aux dispositions de l'arrêté royal du 5 novembre 2002 instaurant une déclaration immédiate de l'emploi (Dimona) ;
3. l'employeur occupe un ou plusieurs travailleurs non ressortissants de l'E space économique européen, non titulaires d'un titre de séjour valable et d'une autorisation de travail, en violation de la loi du 30 avril 1999 relative à l'occupation des travailleurs étrangers;
4. l'employeur occupe un ou plusieurs travailleurs dans des conditions contraires à la dignité humaine et commet ainsi l'infraction en matière de traite des êtres humains visée à l'article 77bis de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers;
5. l'employeur fait prester du travail par un travailleur pour lequel aucune cotisation due n'a été payée à l'Office national de Sécurité sociale;
6. l'employeur est l'objet d'une interdiction d'exercer, personnellement ou par interposition de personne, toute activité commerciale, en vertu de l'arrêté royal n° 22 du 24 octobre 1934 relatif à l'interdiction judiciaire faite à certains condamnés et faillis d'exercer certaines fonctions, professions ou activités;
7. l'employeur, s'il s'agit d'une personne morale, compte parmi les administrateurs, les gérants ou les personnes ayant le pouvoir d'engager la société, des personnes à qui l'exercice de telles fonctions est défendu en vert u de l'arrêté royal n° 22 du 24 octobre 1934 cité au 6;
8. l'employeur, s'il s'agit d'une personne morale, compte parmi les administrateurs, les gérants ou les personnes ayant le pouvoir d'engager la société, des personnes qui ont été impliquées dans au moins deux faillites, liquidations ou opérations similaires entraînant des dettes à l'égard d'un organisme de recouvrement des cotisations de sécurité sociale.

Cas de force majeure

L'employeur qui justifie de l'existence d'un cas de force majeure peut, pour la période pendant laquelle celui-ci s'est produit, obtenir l'exonération totale des majorations et intérêts de retard appliqués sur le montant des cotisations non payées dans les délais légaux.

Par référence à la doctrine et à la jurisprudence en la matière, l'ONSS entend par force majeure, la survenance d'un événement totalement étranger à la personne du débiteur et indépendant de sa volonté, raisonnablement imprévisible et humainement insurmontable et qui le place dans l'impossibilité absolue d'exécuter son obligation dans les délais prévus; il faut en outre que le débiteur ne puisse se reprocher aucune faute dans les événements qui ont précédé, préparé ou accompagné la survenance de cette cause étrangère.

Circonstances exceptionnelles

A la condition expresse d'avoir au préalable payé toutes ses cotisations échues, l'employeur qui prouve que le non-paiement des cotisations dans les délais légaux est dû à des circonstances exceptionnelles, peut obtenir une réduction maximum de 50 % des majorations appliquées et au maximum de 25% des intérêts de retard dus.

La réduction des majorations peut être portée à 100 % lorsque l'employeur prouve qu'au moment où les cotisations étaient exigibles, il possédait une créance certaine et exigible à l'égard de l'Etat, d'une province ou d'un établissement public provincial, d'une commune, d'une fédération, agglomération ou association de communes, d'un établissement public communal ou inte rcommunal, d'un organisme d'intérêt public visé par la loi du 16 mars 1954 ou d'une société visée par l'article 24 de cette même loi.

A condition que l'employeur démontre qu'il a versé à l'ONSS, à concurrence des cotisations encore dues, le montant payé par le pouvoir public dans le mois de sa réception, il bénéficie également d'une réduction de 20 % des intérêts de retard appliqués.

Raisons impérieuses d'équité - raisons impérieuses d'intérêt économique national ou régional

L'employeur dont toutes les cotisations échues sont payées et qui peut invoquer soit des raisons impérieuses d'équité, soit des raisons impérieuses d'intérêt économique national ou régional, peut faire valoir ces raisons auprès de l'ONSS. Lorsque le Comité de Gestion en reconnaît le bien-fondé, il peut, par décision motivée prise à l'unanimité et à titre exceptionnel, porter la susdite réduction de 50 % des majorations à 100 %.