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Déclarations, cotisations et obligations

Les obligations les plus importantes des employeurs à l’égard de l’ONSS s’articulent autour des déclarations et des cotisations.

Déclarations

Chaque employeur doit introduire deux types de déclarations auprès de l'ONSS:

  • une déclaration chaque fois qu'un travailleur entre en service ou quitte le service (déclaration dite Dimona)
  • une déclaration par trimestre qui reprend les prestations et les rémunérations de tous ses travailleurs (la déclaration trimestrielle DmfA).

Déclaration Dimona

Objectif

Par le biais de la déclaration Dimona, l'employeur avise les autorités de ses relations de travail actives. Chaque fois qu'il engage un travailleur, il doit le déclarer à l'ONSS avant que ce travailleur ne commence ses prestations. La déclaration de sortie doit être faite par lui au plus tard le jour ouvrable suivant qui suit le départ ou le licenciement. Ces déclarations doivent être introduites obligatoirement par voie électronique. Pour ce faire, l'employeur peut choisir entre plusieurs canaux:

A partir du 1er janvier 2003, la déclaration Dimona, n'étant obligatoire que dans trois secteurs, devient obligatoire pour tous les employeurs.

Sur la base de la déclaration Dimona, les autorités tiennent à jour pour chaque employeur un fichier du personnel. Cela engendre une simplification des obligations administratives des employeurs:

  • un certain nombre de documents que les employeurs devaient compléter dans le passé ont été supprimés
  • grâce au lien avec la DmfA, il est tout de suite clair si une déclaration trimestrielle DmfA reprend tous les travailleurs.

Données à communiquer

Pour la plupart des travailleurs, la déclaration Dimona est limitée à la communication de la date de début et de fin de leur occupation.

Pour des travailleurs occasionnels, il y a lieu de faire une déclaration chaque jour. Dans le secteur de l'horiculture et de l'agriculture, l'employeur doit communiquer chaque jour l'heure de début et de fin de prestations de ses travailleurs occasionnels. Dans le secteur de l'horeca, l'employeur a le choix entre une Dimona "journalière" qui reprend l'heure de début et une Dimona "horaire" qui reprend l'heure de début et l'heure de fin de la prestation. Le choix peut varier chaque jour et a un impact sur le calcul des cotisations de sécurité sociale. Si le travailleur est déclaré via la Dimona journalière, cela signifie que les cotisations seront calculées sur 6 heures de prestations (même si le travailleur a travaillé plus ou moins de 6 heures). Les droits sociaux, quant à eux, sont calculés sur le nombre d'heures de travail réelles déclarées en Dmfa.

Déclaration trimestrielle DmfA

Objectifs

La déclaration trimestrielle DmfA poursuit principalement deux objectifs:

  • déterminer le montant des cotisations de sécurité sociale que l'employeur doit payer pour son personnel à l'ONSS
  • communiquer une seule fois aux autorités les données portant sur les rémunérations et les prestations.

Les cotisations servent à financer les différentes prestations de sécurité sociale (chômage, assurance maladie, pension, allocations familiales,…). L'ONSS répartit ces cotisations parmi les différentes institutions qui sont, chacune pour leur branche, compétentes pour allouer ces prestations (ONEM, INAMI, ONP, ONAFTS, ….).

Les données relatives aux rémunérations et aux prestations de travail sont mises à la disposition de toutes les institutions via un réseau. Lorsqu'un travailleur doit recourir à la sécurité sociale (par exemple, en cas de maladie), beaucoup de données sont mises à la disposition des organismes prestataires. Ces données ne doivent plus être récoltées séparément. Pour cette raison, la déclaration trimestrielle DmfA est appelée déclaration multifonctionnelle.

Echéance

Chaque employeur doit transmettre chaque trimestre une déclaration à l'ONSS. Il dispose à cet effet d'un délai allant jusqu'au dernier jour du premier mois suivant le trimestre. Cette déclaration trimestrielle doit aussi être effectuée par voie électronique. Cela donne la possibilité de rendre les données très rapidement disponibles sur le réseau. L'employeur a le choix entre une déclaration au moyen d'une application interactive disponible sur le site portail ou un système de transfert de fichiers.

Dans la pratique, force est de constater que tant pour la déclaration Dimona que pour la déclaration trimestrielle, beaucoup d'employeurs font appel à une aide spécialisée. Ils sont affiliés à un secrétariat social ou font appel à un prestataire de services pour établir à leur place ces déclarations ou leur prêter assistance en la matière.

Cotisations

Paiement

Chaque employeur est responsable de la collecte et du paiement des cotisations destinées à la sécurité sociale, appelées cotisations ONSS. Une distinction est établie entre cotisation trimestrielle et cotisation annuelle.

Responsabilité de l'employeur

Lors de tout paiement d'une rémunération, l'employeur retient les cotisations personnelles de sécurité sociale auprès de ses travailleurs. L'employeur joint à cette quote-part retenue le montant de ses propres cotisations. L'employeur doit veiller à ce que le total des deux quotes-parts parvienne à temps à l' ONSS. Si au moment du paiement de la rémunération, il omet de déduire les cotisations des travailleurs, il ne peut plus les récupérer par la suite à charge du travailleur.

Montant et date de paiement de la cotisation trimestrielle

L'employeur connaît le montant des cotisations qu'il doit payer à l'ONSS à l'aide de sa déclaration trimestrielle. Les cotisations dues pour un trimestre déterminé doivent être enregistrées sur le compte de l'ONSS au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre. Il s'agit en l'espèce du même délai que celui endéans lequel la déclaration doit parvenir à l'ONSS.

Provisions sur la cotisation trimestrielle

La plupart des employeurs doivent verser des provisions mensuelles. Les provisions doivent avoir été payées au plus tard le 5e jour qui suit chaque mois du trimestre. La différence entre les provisions et la cotisation trimestrielle doit être versée au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit le trimestre.

Le seuil qui détermine si un employeur est tenu de payer des provisions est un montant de référence de € 4.000,00. L'employeur qui était pour l'avant-dernier trimestre au moins redevable de cette somme de cotisations, doit payer des provisions. Cependant, pour le secteur de la construction, des règles plus strictes sont applicables.

Montant et date de paiement de la cotisation annuelle

Outre les cotisations trimestrielles, l'employeur doit payer certaines cotisations une fois par an. Il s'agit:

  • d'une partie des cotisations destinées au financement du pécule de vacances des ouvriers
  • des montants dont les "grands" employeurs sont redevables dans le cadre d'une opération de redistribution. Chaque année, l'ONSS effectue un calcul afin de restituer une partie ces montants aux employeurs de moindre importance.

Les cotisations trimestrielles doivent être payées par l'employeur de sa propre initiative. Pour les cotisations annuelles, l'ONSS envoie à l'employeur un avis communiquant le montant dû et la date ultime de paiement.

Déroulement pratique des paiements

Tous les paiements doivent être effectués par virement au compte de l'O.N.S. S. Au moment de son paiement, l'employeur doit communiquer clairement l'imputation de son paiement. A défaut de cette information, l'ONSS l'impute sur la dette la plus ancienne. L'absence de paiement dans les délais donne lieu à l'application d'une majoration de 10 % calculée sur le montant payé tardivement et d'intérêts de retard. Le paiement insuffisant de provisions est sanctionné distinctement.

Calcul

Lors du calcul, nous faisons une distinction entre les cotisations ordinaires de sécurité sociale et les cotisations spéciales.

Cotisations ordinaires

Sur la rémunération brute qu'un travailleur perçoit, des cotisations de sécurité sociale sont dues à l'ONSS. Le produit de celles-ci est destiné aux différentes branches de la sécurité sociale (chômage, pension, assurance maladie, … .).

Ces cotisations ordinaires de sécurité sociale se composent de:

  • cotisations personnelles (travailleurs)
  • cotisations patronales (employeurs).

Les cotisations personnelles sont retenues par l'employeur sur la rémunération brute. Dans le secteur privé, celles-ci s'élèvent à 13,07 % de la rémunération brute. Il existe une réduction des cotisations de travailleurs pour les bas salaires, appelée le “bonus à l'emploi”. Ce régime permet aux travailleurs de recevoir un montant net plus élevé sans que la rémunération brute n'augmente.

L'employeur paie également lui-même des cotisations de sécurité sociale sur la rémunération brute de ses travailleurs. Dans le secteur privé, la cotisation patronale s'élève à ±32 % de la rémunération brute.

Dans le secteur public, ces cotisations sont parfois nettement moins élevées. Cela s'explique par le fait que certains avantages sociaux ne sont pas supportés par la sécurité sociale, mais sont payés par l'employeur même à ses membres du personnel (par exemple, allocations familiale s, continuation du paiement de la rémunération en cas de maladie ou d'accident, … ).

L'employeur et le travailleur n'ont pas de libre choix entre le statut d'ouvrier ou d'employé. La question de savoir si quelqu'un est ouvrier ou employé est déterminé par la nature des prestations (caractère manuel ou intellectuel). Pour les ouvriers et travailleurs assimilés, les cotisations de sécurité sociale sont calculées sur la rémunération brute majorée de 8 %. Cela est dû au fait que l'employeur paie directement le (simple et double) pécule de vacances à ses employés. Le pécule de vacances des ouvriers est payé par l'intervention de l'Office national de Vacances annuelles (ONVA). L'augmentation de 8 % opérée sur la rémunération brute représente le simple pécule de vacances payé par l'ONVA. Par l'augmentation de la base de calcul de 8 %, les cotisations personnelles et patronales sur le simple pécule de vacances sont payées indirectement en même temps que la rémunération ordinaire. Pour les cotisations ONSS, il s'agit de la différence la plus importante entre les régimes d'ouvriers et d'employés.

Les artistes appartiennent également à la catégorie de travailleurs pour lesquels les cotisations de sécurité sociale sont calculées sur la rémunération brute augmentée de 8 %.

L'augmentation des rémunérations brutes de 8 % s'applique uniquement à des travailleurs qui relèvent de la législation en matière de vacances pour le secteur privé. Elle ne vaut donc pas pour la plupart des membres du personnel du secteur public.

Pour la plupart des travailleurs, les cotisations ONSS sont calculées sur la rémunération brute réelle. Or, pour des groupes spécifiques, un système de calcul de cotisations sur des rémunérations forfaitaires est applicable. Exemples:

  • dans les secteurs de l'agriculture et de l 'horticulture, il existe un système spécifique de travail occasionnel. Les cotisations ne sont pas calculées sur la rémunération brute payée, mais sur un montant fixe par jour presté
  • pour certains travailleurs rémunérés dans le secteur de l'horeca au moyen de pourboires, le calcul se fait sur des montants journaliers forfaitaires.

Que faut-il entendre par rémunération brute ?

Comme déjà dit, les cotisations sont calculées sur base de la rémunération brute du travailleur. Mais la totalité de ce qu'un employeur paie à son (ses) travailleur(s) ne constitue pas nécessairement une rémunération passible du calcul de cotisations.

Concrètement, constitue une rémunération tout avantage en espèces ou évaluable en argent:

  • que l'employeur accorde à son travailleur en contrepartie du travail effectué en vertu du contrat de travail
  • et que le travailleur a droit en raison de son emploi à charge de son employeur, soit directement, soit indirectement.

La rémunération n'est donc pas uniquement le salaire horaire ou mensuel que le travailleur reçoit. Des cotisations sont également dues sur d'autres avantages tels que, par exemple, des primes de fin d'année, des compléments pour des heures supplémentaires, le salaire garanti en cas de maladie, des indemnités de préavis... Les avantages qui ne sont pas accordés en espèces mais en nature (par exemple, logement gratuit) constituent également une rémunération. C'est normalement l'employeur qui paie la rémunération. Dans certains cas, une partie de la rémunération (par exemple, une prime de fin d'année) est payée par un fonds créé au sein d'un secteur. Sur cette rémunération, des cotisations sont également dues.

Or, l'employeur est libre d'accorder certains ‘avantages' à son(ses) travailleur(s) qui ne sont pas nécessairement soumis à des cotisations de sécurité sociale. En effet, la législation prévoit des règles suivant lesquelles un certain nombre d'avantages ne sont pas passibles du calcul de cotisations pour autant qu'ils soient octroyés conformément aux conditions légales.

Exemple : pour l'octroi de titres-repas, l'employeur doit respecter certaines conditions : un seul titre par jour presté, l'intervention de l'employeur ne peut être supérieure à un montant déterminé, …. Lorsque les titres ne répondent pas à ces conditions, ils sont considérés comme rémunération. Autres exemples : cadeaux de fin de l'année, compléments à des avantages sociaux, chèques sport & culture, remboursement des frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, ...

Vous trouverez une liste complète de tous les avantages dans les ‘Instructions administratives' sur le site portail de la sécurité sociale.

Non seulement le législateur a exclut un certain nombre d'avantages de la notion de rémunération, mais il a aussi institué sur certains une cotisation spéciale. Les cotisations personnelles et patronales ordinaires ne sont donc pas dues sur ces avantages. L'exemple le plus connu est celui d'un véhicule de société que le travailleur peut utiliser à des fins privées et/ou pour le déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

Les montants qui représentent le remboursement de frais à charge de l'employeur ne constituent pas non plus de la rémunération. Il s'agit en l'occurrence exclusivement de frais que le travailleur est amené à exposer et qui sont à charge de l'employeur. En d'autres termes, il s'agit de frais (de téléphone, de déplacement,...) qui doivent être exposés par le travailleur en vue d'exécuter ses tâches. L'employeur doit être en mesure d'apporter la preuve de l'exactitude de l'estimation des frais. Les sommes dépassant le montant des frais réels constituent de la rémunération sur laquelle des cotisations sont dues.

Cotisations spéciales

Comme indiqué ci-dessus, il y a les cotisations patronales et personnelles ordinaires qui s'élèvent respectivement à ± 32 % et 13,07 % de la rémunération brute.
De plus, il y a également des cotisations dites "spéciales".

Celles-ci sont spéciales parce qu'elles ne sont pas directement destinées aux différentes branches de la sécurité sociale ou ne sont dues que dans certaines circonstances. Ces cotisations spéciales peuvent être à la charge tant de l'employeur que du travailleur, ou bien en partie à charge de l'employeur et du travailleur.

Quelques exemples de cotisations spéciales qui sont à la charge de l'employeur:

  • la cotisation destinée au congé-éducation payé
  • les cotisations pour le Fonds de Fermeture d'Entreprises (FFE)
  • la cotisation de solidarité (cotisation CO2) pour l'utilisation d'un véhicule de société
  • la cotisation sur des avantages extralégaux en matière de pension.

Quelques exemples de cotisations spéciales qui sont à la charge du travailleur:

  • la retenue sur le double pécule de vacances
  • la cotisation de solidarité sur la participation aux bénéfices
  • la cotisation spéciale de sécurité sociale.

Pour l'occupation d'étudiants qui ne prestent qu'un nombre limité de jours par an, une cotisation de solidarité spéciale est due. Elle est tant à la charge de l'étudiant qu'à la charge de l'employeur. Cette cotisation est nettement moins élevée que les cotisations ordinaires de sécurité sociale.

Réduction des cotisations

Dans le but de réduire les coûts salariaux pour les employeurs, le législateur a pris dans les années 80 du siècle dernier un certain nombre de mesures en vue de diminuer le taux des cotisations patronales. Des systèmes différents ont ainsi vu le jour, chacun prévoyant un propre mode de calcul et un propre groupe-cible.

A partir de 2004, un certain nombre de réductions patronales indépendantes du secteur ont été harmonisées et regroupées en une seule réduction de cotisations qui se compose de deux types de réductions:

  • la réduction structurelle : celle-ci comprend une composante fixe et une variable en fonction de la rémunération de référence du travailleur
  • une réduction groupe-cible : cette réduction de cotisations donne droit à un montant de réduction forfaitaire qui dépend de certains critères auxquels l'employeur et/ou le travailleur doivent satisfaire. Par travailleur, une seule réduction groupe-cible (RGC) peut être appliquée.

Quelques exemples:

  • premiers emplois
  • chômeurs de longue durée
  • travailleurs licenciés pour des raisons de restructuration
  • artistes
  • gardiennes d'enfants.

Outre ces réductions harmonisées, un certain nombre de réductions spécifiques existent encore. Celles-ci visent à encourager l'occupation de catégories spécifiques de travailleurs.

Quelques exemples:

  • emploi dans le secteur non marchand (Maribel social)
  • recherche scientifique

Vous trouverez plus d'informations dans les ‘Instructions administratives' sur le portail de la sécurité sociale.

Autres obligations

Tout employeur, pour les travailleurs qu'il occupe, n'a pas que des obligations vis-à-vis de l'ONSS.

Il doit aussi notamment:

D'autre part, s'il utilise directement ou en sous-traitance, des travailleurs salariés ou des stagiaires détachés, il devra vérifier avant leur occupation, que ces derniers sont bien en possession d'une preuve de déclaration Limosa. Si tel n'est pas le cas, il devra lui-même effectuer cette déclaration à l'ONSS.

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